La procédure de règlement des factures fournisseurs comprend plusieurs étapes. Après validation de la commande d’achat et réception des articles, il est possible de générer une facture fournisseur.
La facture fournisseur peut être générée de deux manières différentes depuis le module des achats :
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depuis la commande fournisseur,
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en créant une facture vierge depuis le menu Comptabilité.
Méthode de facturation
OpenFire vous permet de générer vos factures fournisseurs sur la base des quantités commandés ou des quantités réellement reçues.
Dans cette optique, une option est disponible sur chaque article : à activer directement sur la fiche produit dans l'onglet Information Générale :
Facture à partir de la commande fournisseur
Depuis une commande fournisseur, cliquez sur le smart bouton Factures Fournisseurs disponible en haut à droite:
Vous accédez alors à la liste des factures en liens avec cette commande d’achat. En cliquant sur le bouton créer, une facture en statut Brouillon, reprenant les éléments facturables de la commande d’achat, est automatiquement proposée.
Selon la configuration de modalité de facturation sur les articles concernés, la facture reflète les quantités commandées ou les quantités réceptionnées.
A Savoir: Les quantités facturées tiennent comptes des quantités réellement reçues au moment de l’édition de la facture. Les reliquats non encore reçus ne sont pas comptés.
La facture et le paiement peuvent être générés avant ou après la réception physique des marchandises. Dans ce cas là, comme la réception n'a pas été faite, n’oubliez pas de vérifier les quantités (à 0 par défaut), sur la facture.
Facture depuis le menu Comptabilité
Il est possible de générer une facture fournisseur directement depuis le menu Comptabilité > Achats > Factures fournisseurs
Depuis ce menu, en cliquant sur le bouton Créer, un formulaire de création de facture s'ouvrira, où vous pouvez entrer les détails de votre facture.
Vous pouvez alors récupérer le ou les commandes fournisseurs à facturer grâce à la fonction Ajoutez un bon de commande
Une fois une commande Fournisseur sélectionnée, les champs Articles et Fournisseur seront alors automatiquement rempli en reprenant les éléments de la commande.
Il est alors possible de sélectionner d'autres commandes fournisseurs. OpenFire ne proposera alors que les commandes concernant le même fournisseurs.
Plusieurs bons de commande peuvent ainsi être facturés automatiquement.
Les bons de commande ainsi sélectionnés viennent incrémenter le champ Document d’origine:
Paiement fournisseur
De la même façon que les paiements clients, les paiements fournisseurs peuvent être enregistrés depuis la facture via la commande Enregistrer un paiement.
L’interface d’enregistrement du paiement permet d’enregistrement l’ensemble des informations relatives à ce paiement.
Plus d'information sur Enregistrer un paiement
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