Quand votre tête de réseau vous affecte une opportunité, celle-ci arrive aussitôt dans votre base OpenFire. Vous la traitez comme vos autres opportunités, et votre tête de réseau suit son avancement sans que vous ayez à la prévenir. Cet article vous guide dans son traitement, au bureau et sur l'application mobile.
Cet article contient les sections suivantes :
- Chemin d'accès
- Avant de commencer
- Retrouver les opportunités reçues
- Prendre en main une opportunité reçue
- Suivre l'opportunité sur l'application mobile
- Ce qui est transmis à votre tête de réseau
- Rendre une opportunité à votre tête de réseau
Chemin d'accès
- Opportunités reçues :
Ventes > CRM > Mon Pipeline, puis le filtre Opportunité auto. - Correspondance des étapes :
Ventes > Configuration > Pistes et opportunités > Etapes. - Sur l'application mobile : menu Opportunités, onglet En cours.
Avant de commencer
- Votre base est reliée à celle de votre tête de réseau. Cette configuration est faite par OpenFire : vous n'avez rien à paramétrer pour recevoir des opportunités.
- Vos étapes portent le même numéro que celles de votre tête de réseau. Chaque étape de votre pipeline qui doit remonter à votre tête de réseau porte un numéro, de 1 à 20, dans le champ Identifiant de l'étape de l'opportunité source. C'est ce numéro qui fait le lien entre vos étapes et celles de votre tête de réseau, même si elles n'ont pas le même nom.
Pour renseigner ce numéro :
- Ouvrir la liste des étapes (voir Chemin d'accès).
- Cliquer sur l'étape à relier.
- Renseigner Identifiant de l'étape de l'opportunité source avec le numéro que votre tête de réseau vous a communiqué.
- Enregistrer.
| 💡Note : un numéro ne peut être porté que par une seule de vos étapes. Une étape sans numéro reste utilisable, mais son passage n'est pas transmis à votre tête de réseau. |
| 🚨Avertissement : le menu Configuration est réservé aux responsables des ventes, et le menu Etapes n'apparaît qu'en mode développeur. Si vous ne le voyez pas, contactez votre administrateur. |
| 🧑🏫Exemple : votre tête de réseau a numéroté 3 son étape « Devis envoyé ». Vous donnez le numéro 3 à votre étape « Proposition ». Quand vous passez une opportunité reçue en « Proposition », elle passe en « Devis envoyé » chez votre tête de réseau. |
Retrouver les opportunités reçues
- Ouvrir le pipeline (voir Chemin d'accès).
- Dans la recherche, cliquer sur Filtres, puis sur Opportunité auto.
Seules les opportunités reçues de votre tête de réseau s'affichent. Elles portent aussi le canal Réseau (onglet Marketing de l'opportunité, champ Canal), ce qui permet de les regrouper ou de les analyser avec vos autres sources.
| 💡Note : l'opportunité arrive à l'étape qui porte le même numéro que son étape chez votre tête de réseau. |
| 🚨Avertissement : si aucune de vos étapes ne porte ce numéro, l'opportunité arrive sans étape. Contrôlez la colonne où elle apparaît dans le pipeline. |
Prendre en main une opportunité reçue
- Ouvrir l'opportunité depuis le pipeline.
- Vérifier les informations reçues (voir le tableau ci-dessous).
- Vérifier la fiche Client créée à la réception et, si le client existait déjà dans votre base, la remplacer par la fiche existante.
- Renseigner le Commercial qui suit l'affaire.
- Enregistrer.
Ensuite, faites avancer l'opportunité dans vos étapes comme d'habitude : en la glissant d'une colonne à l'autre du pipeline, ou avec les boutons Marquer comme gagné et Marquer comme perdu.
Ce que vous recevez :
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Titre de l'opportunité | Le titre donné par votre tête de réseau. |
| Nom du Client | Le nom du contact. |
| Adresse | Rue, complément, code postal, ville et pays. |
| Téléphone, Mobile | Les numéros du contact. |
| Courriel | L'adresse e-mail du contact. |
| Description (onglet Notes) | La description saisie par votre tête de réseau. |
| Autres infos (onglet Notes) | Les informations complémentaires de votre tête de réseau. |
Ce que vous ne recevez pas
- La fiche client de votre tête de réseau. À la réception, OpenFire crée une nouvelle fiche client dans votre base, à partir du nom du contact et des coordonnées reçues. Elle apparaît dans le champ Client.
- Un commercial de votre équipe. Votre tête de réseau ne choisit pas qui suit l'affaire chez vous : c'est à vous de renseigner le champ Commercial.
| 🚨Avertissement : la fiche client est créée sans recherche de doublon. Si ce client existe déjà chez vous, vous aurez deux fiches : choisissez la fiche existante dans le champ Client. |
Suivre l'opportunité sur l'application mobile
Sur l'application mobile, vous retrouvez les opportunités dont vous êtes le Commercial, qu'elles viennent de votre tête de réseau ou non.
- Toucher le menu Opportunités.
- Toucher l'onglet En cours.
Chaque carte affiche le titre de l'opportunité, son étape et l'adresse du client. Les icônes de la carte permettent d'appeler le client, de lui envoyer un texto ou de lancer l'itinéraire.
- Toucher une opportunité pour ouvrir son détail.
- Modifier, si besoin :
- Informations additionnelles : ce sont les Autres infos de l'opportunité au bureau ;
- Étape : obligatoire.
- Toucher Sauvegarder.
Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas touché Sauvegarder. Une fois l'opportunité enregistrée, vous revenez à la liste. Le client, la Description et la Date de création s'affichent en lecture seule.
| 💡Note : une fiche client est créée à la réception de l'opportunité. Vous pouvez donc appeler le client depuis l'application dès que votre tête de réseau a transmis un numéro, sans attendre une action au bureau. |
| 🚨Avertissement : l'itinéraire n'est possible que si l'adresse du client est géolocalisée. Vérifiez que la fiche client créée à la réception est bien géolocalisée. |
| 🚨Avertissement : seuls les utilisateurs dont la fiche employé indique qu'ils sont commerciaux voient le menu Opportunités. Si vous ne le voyez pas, contactez votre administrateur. |
| 💡Note : les opportunités se consultent et s'enregistrent en ligne. Sans connexion internet, la liste ne se charge pas. |
Ce qui est transmis à votre tête de réseau
Dès que vous changez l'étape d'une opportunité reçue, au bureau ou sur l'application mobile, OpenFire transmet le changement à votre tête de réseau. L'opportunité passe chez elle à l'étape qui porte le même numéro.
| Action de votre côté | Ce que voit votre tête de réseau |
|---|---|
| Changer l'étape | L'opportunité passe à l'étape qui porte le même numéro. |
| Marquer comme gagné | L'opportunité passe à l'étape qui porte le même numéro que votre étape gagnée. |
| Marquer comme perdu | L'opportunité passe à l'étape qui porte le même numéro que votre étape perdue. Elle n'est pas marquée comme perdue chez votre tête de réseau. |
Ce qui n'est pas transmis
- le passage à une étape sans numéro, ou dont le numéro n'existe pas chez votre tête de réseau ;
- les autres modifications : coordonnées, description, Autres infos, client, commercial ;
- l'archivage ou la restauration d'une opportunité ;
- la suppression d'une opportunité ;
- les opportunités que vous créez vous-même ou que vous dupliquez : une copie d'une opportunité reçue n'est plus reliée à votre tête de réseau.
Le message dans l'historique
À chaque étape transmise, un message s'ajoute dans l'historique de l'opportunité : « Opportunité passée à l'étape "[nom de l'étape]" sur la base mère via le connecteur CRM. ». Quand vous changez l'étape au bureau, il apparaît sous votre nom. Sans ce message, l'étape n'a pas été transmise.
| 💡Note : si la base de votre tête de réseau ne répond pas, votre changement d'étape est bien enregistré chez vous. OpenFire retente la transmission automatiquement toutes les heures, jusqu'à ce qu'elle réussisse. |
| 💡Note : sur l'application mobile, chaque Sauvegarder renvoie l'étape à votre tête de réseau, même si vous ne l'avez pas changée. Le message s'ajoute alors une nouvelle fois dans l'historique. |
| 🚨Avertissement : Marquer comme gagné et Marquer comme perdu placent l'opportunité dans votre étape gagnée ou perdue. Pour que votre tête de réseau le voie, cette étape doit porter un numéro. |
Rendre une opportunité à votre tête de réseau
Aucun bouton ne permet de rendre une opportunité à votre tête de réseau.
Si vous ne pouvez pas traiter une opportunité :
- Cliquer sur Marquer comme perdu et choisir le motif de perte.
- Prévenir votre tête de réseau.
Votre tête de réseau voit l'opportunité passer à l'étape qui porte le même numéro que votre étape perdue (voir Ce qui est transmis à votre tête de réseau).
| 🚨Avertissement : ne supprimez pas une opportunité reçue. La suppression n'est pas transmise : votre tête de réseau continuerait de la voir comme en cours chez vous. |
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