Cet article vous explique comment activer et exploiter l'annuaire national au sein de votre logiciel OpenFire. Cet outil essentiel permet de maintenir à jour les informations légales de vos partenaires commerciaux (clients et fournisseurs) afin d'assurer la bonne transmission de vos factures électroniques.
Cet article contient les sections suivantes :
Section 1 : Activation et paramétrage de l'Annuaire
L'annuaire permet à OpenFire de synchroniser et de récupérer automatiquement les informations légales de vos partenaires (clients professionnels et fournisseurs) depuis l'annuaire public de l'État.
Suivre le chemin d'accès suivant : Comptabilité > Configuration > Configuration
Repérer et cocher la case Annuaire sous l'onglet de facturation électronique (ce paramètre est commun à toutes les sociétés de votre base OpenFire).
Configurer vos règles de synchronisation automatique :
Synchronisation de l'annuaire du partenaire si la dernière synchronisation remonte à plus de : indiquez le nombre de jours souhaité (conseillé : 30 jours).
Synchronisation de l'annuaire d'un partenaire privé inactif si la dernière synchronisation remonte à plus de : indiquez le nombre de jours souhaité (conseillé : 5 jours, afin de détecter rapidement l'activation future de leur adresse de facturation).
Cliquer sur le bouton Enregistrer pour valider vos options.
| 💡Note : Vous pouvez à tout moment lancer manuellement la synchronisation des données de l'annuaire d'un client ou d'un fournisseur directement depuis sa fiche contact individuelle. |
Section 2 : Consultation de l'annuaire
Suivre le chemin d'accès suivant : Comptabilité > Configuration > Facturation électronique en France > Lignes de l'annuaire.
Cette vue vous permet de visualiser, sous forme de liste, l'ensemble des lignes d'annuaire rattachées aux partenaires présents dans votre carnet d'adresses.
| 💡Note : Cette liste est uniquement consultative. Elle vous offre une vue d'ensemble rapide de l'état de synchronisation de tous vos contacts. |
Section 3 : Gestion de l'annuaire depuis une fiche contact
Vous pouvez consulter et forcer la mise à jour des données d'annuaire de vos clients ou fournisseurs directement depuis leur fiche individuelle.
Suivre le chemin d'accès suivant : Contacts > Sélectionner un partenaire > Onglet Comptabilité
Dans cet onglet, plusieurs informations issues de l'annuaire sont affichées :
Le statut de l'annuaire (tel que défini par la norme AFNOR).
Le nom de l'entité juridique dans l'annuaire et son numéro SIREN.
La date de la dernière synchronisation réussie pour ce compte.
Pour actualiser manuellement les données ou gérer des adresses multiples, vous pouvez réaliser les actions suivantes :
Cliquer sur le bouton SYNCHRONISATION DE L'ANNUAIRE pour forcer la mise à jour immédiate des informations (très utile lors de la création d'un nouveau contact).
Sélectionner la ligne adéquate dans le champ Ligne d'annuaire par défaut si votre contact dispose de plusieurs adresses de facturation.
Cliquer sur le bouton intelligent (smart button) Lignes actives de l'annuaire situé en haut de la fiche pour consulter le détail des lignes du partenaire.
| 🚨Avertissement : Si vous ne forcez pas la synchronisation lors de la création d'une fiche contact, la mise à jour se fera tout de même automatiquement, mais de façon différée selon les règles (par exemple 5 ou 30 jours) définies dans vos paramètres globaux. |
Bonnes pratiques
Cartographier les contacts multi-adresses : Si un client ou un fournisseur dispose de plusieurs lignes d'annuaire (plusieurs adresses de facturation possibles), nous vous recommandons de créer autant de sous-contacts rattachés à la fiche principale que de lignes d'annuaire existantes. Cela vous permet d'associer la bonne adresse de routage pour chaque situation d'achat ou de vente.
| 🧑🏫Exemple : Votre client possède un siège social et une antenne régionale qui gèrent leur facturation séparément. Créez un sous-contact "Siège" et un sous-contact "Antenne", puis attribuez à chacun sa ligne d'annuaire spécifique dans l'onglet Ventes & Achats. |
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