Configurer les options d'import des factures fournisseurs depuis la plateforme agréée.

Cet article contient les sections suivantes :

• Chemin d'accès de la fonctionnalité

• Explication des méthodes de lignes de facture

  • Ligne unique, Pas d'article

  • Ligne unique, Article fixe

  • Multi lignes, Pas d'article

  • Multi lignes, Article fixe

  • Multi lignes, Article sélectionné automatiquement

• Bonnes pratiques

Chemin d'accès de la fonctionnalité

Suivre le chemin d'accès suivant : Achats > Achats > Fournisseurs > Sélectionner un fournisseur > Onglet Comptabilité.

Vous trouvez alors un lien vers les "Configurations de l'import de facture". Cliquez sur ce lien pour consulter vos configurations existantes ou en créer de nouvelles. 

Explication des méthodes de lignes de facture

Lorsque vous créer une méthode pour l'un de vos fournisseurs, vous trouvez le formulaire suivant : 

Le champ Méthode pour les lignes de facture détermine la façon dont OpenFire va créer le contenu de votre facture d'achat lorsqu'il lit le document transmis par votre fournisseur. 

Ces méthodes sont détaillées ci-dessous : 

Ligne unique, Pas d'article

OpenFire regroupe l'intégralité du montant de la facture sur une seule et unique ligne.

• Article : Aucun article n'est associé à la ligne.

• Compte comptable : Le système utilise le compte de dépenses par défaut du fournisseur ou de la société.

• Cas d'usage : Idéal pour les factures simples de frais généraux ou de sous-traitance globale où vous n'avez pas besoin de détailler les produits ni de gérer des stocks.

Ligne unique, Article fixe

OpenFire génère une seule ligne de facture, mais la rattache automatiquement à un article prédéfini dans votre base.

• Article : L'article sélectionné dans le champ Article fixe de la configuration.

• Compte comptable : Le compte comptable associé à cet article fixe.

• Cas d'usage : Pratique si vous achetez des prestations forfaitaires auprès d'un fournisseur et souhaitez imputer la dépense toujours sur le même article d'achat (ex : un forfait de maintenance global).

Multi lignes, Pas d'article

OpenFire conserve le détail de chaque ligne présente sur le document du fournisseur, mais sans chercher à associer d'articles OpenFire.

• Article : Aucun article n'est renseigné sur les lignes.

• Lignes : Le système crée autant de lignes qu'il y en a sur le document d'origine, en reprenant les désignations et montants.

• Cas d'usage : Utile lorsque vous souhaitez conserver le détail précis des libellés du fournisseur à des fins de contrôle, sans alourdir votre base avec une gestion d'articles ou de stocks.

Multi lignes, Article fixe

OpenFire crée autant de lignes qu'il y en a sur le document du fournisseur, mais applique le même article fixe sur l'ensemble de ces lignes.

• Article : L'article sélectionné dans le champ Article fixe est répété sur toutes les lignes.

• Cas d'usage : Utile lorsque le document d'origine contient plusieurs lignes de détail, mais que l'intégralité de la commande concerne une même catégorie d'achat ou un même service générique.

Multi lignes, Article sélectionné automatiquement

OpenFire analyse le contenu du fichier fournisseur et tente de faire correspondre chaque ligne reçue avec un article existant dans votre catalogue OpenFire (en se basant sur la référence fournisseur, le code-barres ou le nom de l'article).

• Article : L'article correspondant dans votre base. Si aucun article n'est trouvé, la ligne est créée sans article ou bascule sur le compte par défaut.

• Cas d'usage : Option recommandée pour l'achat de matériel (poêles, pièces détachées, matériel CVC) lorsque vous gérez les stocks et souhaitez un rapprochement automatique précis.

Bonnes pratiques