Activer et paramétrer l'émission de vos factures clients

Cet article contient les sections suivantes :

• Configuration de l'émission des factures clients

  • Étape 1 : Choisir le format d'envoi de la facture

  • Étape 2 : Définir la gestion des avertissements et notifications

  • Etape 3 : Gérer l'envoi des factures pour les clients privés

  • Étape 4 : Paramétrer la synchronisation de l'annuaire

• Bonnes pratiques

Configuration de l'émission des factures clients

Étape 1 : Choisir le format d'envoi de la facture

Suivre le chemin d'accès suivant : Comptabilité > Configuration > Configuration > Facturation et paiements

Dans le champ Format d'envoi de facture, sélectionnez le format sous lequel vos factures clients seront transmises à la plateforme agréée :

• Factur-X (par défaut) : format hybride PDF/XML, lisible à la fois par les humains et les systèmes informatiques. C'est le format recommandé pour la majorité des entreprises.

• UBL XML avec fichier PDF intégré : format structuré XML UBL auquel est attaché le fichier PDF visualisable.

• UBL XML : format XML UBL pur, sans fichier PDF associé.

• CII XML avec fichier PDF intégré : format structuré XML CII incluant le fichier PDF.

• CII XML : format XML CII pur, sans fichier PDF.

Étape 2 : Définir la gestion des notifications

Suivre le chemin d'accès suivant : Comptabilité > Configuration > Configuration > Facturation électronique

Lorsqu'un événement d'avertissement est renvoyé par la plateforme agréée (par exemple en cas d'incohérence de données ou de format), OpenFire peut notifier : 

• Certaines personnes sélectionnées manuellement

• Le créateur de la facture

• Le vendeur de la facture

Etape 3 : Gérer l'envoi des factures pour les clients privés

Désactiver l'envoi automatique des factures pour clients privés : permet de bloquer l'envoi automatique des factures vers les clients particuliers (non référencés dans l'annuaire).

• Activé : les factures destinées aux particuliers ne sont pas transmises à la plateforme.

• Désactivé (par défaut) : les factures sont envoyées normalement.

Étape 4 : Paramétrer la synchronisation de l'annuaire

Pour s'assurer que vos clients sont bien enregistrés dans l'annuaire central de facturation électronique, vous devez définir la fréquence et les conditions de synchronisation.

Synchronisation lors de la validation des factures

• Oui, toujours : la synchronisation est obligatoire. 

• Oui, si l'annuaire est accessible (par défaut) : la synchronisation est tentée. En cas d'indisponibilité de l'annuaire, la validation de la facture n'est pas bloquée.

• Non : aucune synchronisation n'est effectuée lors de la validation.

Fréquence et délais de rafraîchissement des partenaires

Suivre le chemin d'accès suivant : Comptabilité > Configuration > Configuration > Facturation électronique

Synchronisation de l'annuaire du partenaire si la dernière synchronisation remonte à plus de X Jours : définit le délai avant de revérifier un partenaire lors de la validation d'une facture.

Valeur par défaut : 30 jours.

Synchronisation de l'annuaire d'un partenaire privé inactif si la dernière synchronisation remonte à plus de X jours : détermine l'intervalle de vérification des clients privés inactifs dans l'annuaire.

Valeur par défaut : 5 jours.

Bonnes pratiques

• Testez votre connexion : Après avoir configuré l'authentification, cliquez systématiquement sur le bouton Test API pour vérifier que la liaison est opérationnelle avant de transmettre vos factures.

• Conservez les envois automatiques activés : Laissez l'inversion automatique et les notifications activées pour assurer un suivi fluide et réactif en cas de problème.

• Surveillez vos notification d'avertissement : Assurez-vous que vos ADV traitent leurs notifications afin de corriger rapidement les éventuelles erreurs sur les factures émises ou reçues.

• Ajustez la fréquence de synchronisation : Si votre volume de transactions ou votre base clients est très important, ajustez les délais de rafraîchissement pour conserver un annuaire toujours à jour sans alourdir les temps de traitement.